Administratief medewerker - Dienst Preventie

Functie

Je voert verschillende administratieve taken uit voor de preventiedienst:
• Je registreert de inkomende digitale post in een datasysteem (ZoneForce). Je maakt digitale dossiers en opdrachten aan voor de medewerkers van Preventie. Je controleert de statussen van deze opdrachten en vervolledigt deze met relevante informatie zoals contactgegevens.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en de mailbox van Preventie.
• Je beantwoordt vragen aan derden die zich persoonlijk komen aanmelden aan het onthaal en bezorgt de nodige informatie.
• Je vult documenten en formulieren in volgens de geldende richtlijnen, zoals het portaal brandveiligheid en volgt dit op voor diverse klanten, zoals particulieren, collega’s van andere zones en experten, bijvoorbeeld architecten.
• Je notuleert tijdens vergaderingen en maakt verslagen op. Je leest verslagen na en verbetert ze op vlak van layout en spelling.
• Je beheert de data van Preventie. Je genereert draaitabellen en statistieken uit Excel-bestanden.
• Je digitaliseert het papieren archief.

Jouw profiel

Je beschikt over een diploma Secundair Onderwijs.
Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met de courante Officepakketten zoals Outlook, Word en Excel.
Ordelijk en nauwkeurig werken vind je belangrijk en behoort tot jouw talenten.
Je kan snel schakelen in verschillende taken.
Samenwerken betekent een meerwaarde voor jou.

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

Een contractuele tewerkstelling via een contract bepaalde duur (van 1 juni tem 31 november)
Een unieke werkplaats: de brandweerkazerne van Gent (Roggestraat 70)
Een afwisselende functie-inhoud, diverse contacten en autonomie
Een bruto startloon van 2258,22 euro (+ meerekenen van relevante anciënniteit)
Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques (8 euro per gewerkte werkdag)
Een flexibel uurrooster (38 uren week) voor een goede werk-privébalans
Een fitness- en sportzaal die je mag gebruiken in je middagpauze
Gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding